Guide pour organiser une VELORIZON



 

 

 

Rendons à Annabelle et Sébastien leur titre tant convoité maintenant de "premier organisateur" d'une VELORIZON et pour cela nous vous invitons si vous ne l'avez pas déjà fait à parcourir cette page.


L'envie


Comme il le dit si bien, l'envie d'avoir envie...

- de faire découvrir une région

- des parcours

- de partager

- à vous d'en ajouter

- ...



L'hébergement et ce qui va avec...


Tout est possible, la réservation d'un centre de vacances, d'un camping, de chambres d'hôtes... en fonction de l'environnement... (Nous n'avons pas encore essayé de château...)

Pour les repas, encore la diversité... un traiteur, tiré du sac, un restaurant, en commun, sur une table de camping, dans un lieu insolite...


Les parcours mais pas que...


A vous de choisir, touristique, contemplatif, sportif... un mélange... mais toujours dans la bonne humeur...

 

 


Les témoignages 


Ils sont organisateurs...ils se confient... (Bientôt...)


Les petits plus de l'AFV


Pour organiser un vélorizon voici, dans un ordre approximatif, ce qu'il faut faire : (Par Philippe Lasnier , Frédéric Dutheil et Thomas Jordano)

1 - trouver un hébergement dans la zone choisie : ce peut être un camping ou un gîte, et on peut aussi se renseigner pour savoir si l'accès handicapé est possible. Le plus simple est de demander aux participants de réserver eux-mêmes, mais c'est à voir avec le camping qui souvent, hors période des vacances d'été, assure qu'il n'y a pas de problème de place. Il peut-être plus facile de laisser traiter les réservations de mobile-home en direct avec le camping.

2 - définir les parcours au départ de cet endroit : une simple approche de principe peut suffire au début, mais l'affichage des curiosités à découvrir permettra aussi de récolter des clients... Ensuite, pour partager les parcours, on peut utiliser un site comme Openrunner (mais il y en a d'autres... voir le fil dédié sur le forum : http://velorizontal.bbfr.net/t4321-sites-de-cartographie-itineraires-et-profils-openrunner-co?highlight=Openrunner).

3 - on peut aussi prévoir une restauration collective pour le ou les soirs (mais non obligatoire) : ça permet de souder le groupe et de faciliter les échanges, tout en simplifiant la logistique individuelle quand on a roulé toute la journée ; tant que le nombre n'est pas trop grand, un restau fait l'affaire et pour faciliter les choses et la négociation il vaut mieux demander le même menu pour tout le monde (exception éventuelle en cas de régime particulier à négocier avec le restaurateur si le fait est connu à l'avance). Pour les grands nombres, un traiteur et une salle près de l'hébergement peuvent devenir indispensables.

4 - une fois ces choses là définies, on peut créer un fil sur le forum et prévenir l'AFV pour la prise en compte par l'assurance (MP à sebastien ou mail - afvelocouche@gmail.com - pour prévenir le Président Courteille) ; l'assurance de l'AFV assurera la couverture en responsabilité civile de l'organisation. Préciser sur le premier message du fil sur le forum que l'AFV couvre la manifestation et qu'il serait bien que les participants adhèrent à l'association (voir les exemples sur le forum dans la rubrique Régions). Mettre Alain Verrière (alverriere@free.fr ou Alain V sur le forum) en copie des messages adressés au Président pour qu'il intègre la manifestation sur le site de l'AFV. Préciser AFV dans le titre du fil sur le forum.

5 - Si la manifestation prévoit plus de 50 personnes ensemble sur la route, il faudra faire une demande d'autorisation à la Préfecture et prévenir les maires des communes traversées. Pour plus de détails sur le sujet, contacter Tijojo (Thomas Jordano : jordano.thomas@wanadoo.fr) ou Discover700 (Frédéric Dutheil : frederic.dutheil@club-internet.fr). On peut aussi définir une limite du nombre d'inscriptions pour ne pas avoir ces tracasseries administratives.

Le petit coup de pouce financier et des informations sur l'assurance 

Pour des raisons diverses de logistique locale on peut parfois faire le choix d'un ensemble de grande capacité pour créer un rassemblement (Centre d’hébergement).

Côté logistique, d'année en année les organismes sont de plus en plus demandeurs de garanties. Les communes qui louent des salles, les grands gîtes, les établissements scolaires, les traiteurs, les loueurs de vaisselle etc... Échaudés par quelques indigents, demandent souvent une caution voir une avance. Il faut penser à quelques emplettes, gobelets, serviettes, apéritif, etc...

Pour un particulier il faut alors sortir le carnet de chèque et saigner temporairement le compte courant ! Et aussi démarcher son assureur pour obtenir l'indispensable, le précieux, le Saint Graal: L''attestation d'assurance.

 C'est là que le côté associatif joue pleinement son rôle.

Pour information, rien qu'en janvier l'AFV a cautionné près de 4000 €uros et avancé dans les 500 €uros, c'est autant de chèques à ne pas faire pour les organisateurs. Par ailleurs l'assurance ne couvre pas que les adhérents sur les rassemblements, c'est elle qui couvre la location des salles et matériels éventuels.

 


 

COMMUNICATION

Enfin, pour éviter de s'égosiller et donner les consignes qui vont bien ou dire un mot de fin, nous avons un haut parleur, des flammes géantes pour permettre à tout le monde de ne pas tourner en rond sans trouver la salle...

Et nous travaillons actuellement sur une signalétique plus autonome.


LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

 Les formalités à remplir pour des groupes de plus de 50 cyclos ne sont pas compliquées : il s'agit d'une déclaration en Préfecture(s) - si plusieurs départements - des parcours prévus, au plus tard un mois avant la Vélorizon... 

Voir les documents ci-dessous.


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Cerfa_13447_02_declaration_organisation_
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Dcret du 05 mars 2012 MANIFESTATIONS SPO
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